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はじめに
【生産性向上】仕事を効率化する方法２選で偉そうなことを言っていたわたしですが、ここ最近は仕事に遅れが出てくることが多くなってきました。
こうなるとストレスもあってか、やらなければならないことに手がつけられない状態となってしまいました。
「前はできていたことができていない」
「自分が怠け者だからなのか」
などと考えては良くないループに入っていたように思います。
これは自己点検をして、それを言語化する必要があると感じました。
その上で現時点での対応策を紹介します。
みなさんの参考になれば幸いです。
窮状を知ってもらう
わたしの場合は、助けが必要な状態であることを周りの人に認識されていないパターンです。
こういうのが上手な人は周りを巻き込んでいけるのでしょうが、わたしは能力も高くないのにそれが上手くできないタイプでした。
裏を返せば、能力の高い人ほどそういう面もできると言えるかもしれません。
何はともあれ、助けてもらうためには知ってもらう必要があります。
それが普段の会話などで上手にできない場合には、意識せずとも各自の状況がわかるようなものがあればいいのではと考えました。
最適なアプリ？システム？をさがす
今やこのような悩みに対応したアプリ等は世に溢れています。
しかし、わたしの職場では有料アプリを入れるような予算はありませんので無料の中から探すことに。
最近YouTubeでハマっているマコなり社長によると「Asana」というアプリがおすすめだということでしたが、無料版だと4人までという制限がありました。
わたしの職場の最小グループは5人ですので断念。
そこで現在6月頃までトライアル期間で無料で使えるキントーンがあったことを思い出しました。（注：これについてはわたしの職場が無料トライアル期間ということでした。みなさんの場合はそれぞれ確認した方がいいです）
キントーンはカスタマイズ性が高いのがメリットのようですが、なんでもできるのというのはデメリットでもあります。
【注意は必要】新NISAのメリット・デメリットについて紹介！←選択肢が多いことは時にデメリットにもなり得ます。
ちょうどテンプレートの中に「Todo」というものがありましたのでそれを使うことにしました。
まずは使い始めてみて、不具合は後から修正すればいいですからね。
また、キントーンなら使用人数に制限はありません。
Todoリスト共有の考え方について
このTodoリストはメンバー内の誰でも見ることができます。
ただし目標はあくまでペナルティではなくてヘルプです。
職場のグループ内でみんなの状況を可視化し、困っている人がいれば全員で、もしくは誰かがカバーできる雰囲気作りが重要です。
また、自分の苦手分野が誰かの得意分野であることも往々にしてあります。
嫌なことを底上げするより、「好き」を伸ばすことで全体としての効率は最大化できるのではないかと考えました。
幸いなことにグループのコミュニケーションは概ね良好で、誰かの協力をすることにも前向きなため、あとは仕組みさえあればという状況です。
リスト作成のメリット
キントーンのTodoリスト、見え方が若干古いこともあってとっつきにくいのですが、使ってみれば慣れます。
入力項目はTodo名、担当者、重要度、期限、詳細内容くらいでシンプルにしました。
ただ、詳細内容にはTodoは細分化するようただし書きを追記しました。
で、実際使ってみてどうだったのか。
まず「Todoリストを作ること自体に相当なメリットがある」ということがわかりました。
その作業が、ぼんやりとしていたタスクを明確化し、詳細内容欄において細分化することで何から手をつけるべきかがわかるようになってきます。
仕事が積み上がって優先順位の判断できなくなっていたわたしにはかなり有効だったと言えます。
さらにタスクが細分化されていると、仮に誰かにその仕事をお願いすることになっても引き継ぎがしやすいといったメリットもあります。
急病などの際にも何をやるべきか周りはわかるので仕事が滞りにくくなるでしょう。
なんだかんだでバタバタしていたため、グループでの共有はこれからとなりますが、共有されればさらなる効果が期待されます。
何より「仕事が遅れている」と誰かに話すだけでかなり気が楽になります。
さいごに
今回は仕事の進捗状況を周囲に把握してもらい、手伝ってもらうために有効なTodoリスト共有についてお知らせしました。
仕組みづくりも重要ですが、まずは「自分の状況を自分が理解して、できていない自分を許す」ことが最重要だなと思いました。
これをしないと、自己否定や劣等感といった囚われなくていいものをひたすらはんすうしてしまいます。
それ自体に意味や生産性はないと頭ではわかっていても、無限ループではんすうしてしまうのが精神的に疲れている時だと言えるでしょう。
仕事を放り出してしまっても死ぬわけではありません。
でも死んでしまったら、仕事どころではなくなるんです。
自分自身が、自分の1番の味方です。（←いつものようにわたしにも言ってます）
それでは、経済的自由を目指して頑張りましょう！
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